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Les to-do lists sont-elles contre-productives?

Par Charlotte Burty

Sur le papier, la to-do list est là pour nous simplifier la vie. Symbole d’efficacité, de productivité et alliée de la mémoire, elle est indispensable pour certains. Ombre au tableau: elle ne tient pas toujours ses promesses et peut devenir une source d’anxiété.

Une to-do list est une liste des tâches à accomplir durant la journée, la semaine ou le mois. Elle permet d’organiser plusieurs domaines de la vie professionnelle et personnelle et de jongler entre les deux avec brio. Sauf que souvent, à peine une mission rayée, deux nouvelles s’ajoutent, sans compter les imprévus (réunion de dernière minute, enfant malade à récupérer en urgence…). Résultat: la liste ne fait que s’allonger, à tel point qu’on a souvent la fausse impression de n’avoir rien accompli.

To-do list: les avantages

La « to-do », c’est un peu le b.a.-ba d’une bonne organisation. En écrivant – et donc en visualisant – les tâches à accomplir, on tire des bénéfices à plusieurs niveaux. Si vous la rédigez chaque soir, elle vous aidera à vous mettre au travail le lendemain en sachant exactement par où commencer. Si vous la réalisez en buvant votre premier café, elle lancera votre journée et vous aidera à passer à l’action rapidement.

La liste vous permet de vous libérer d’une partie de votre charge mentale, puisque vous ne devez plus penser à ce qui est écrit. Vous perdrez moins de temps et d’énergie à essayer de vous souvenir des mille et une choses du quotidien (racheter du pain!) ou des deadlines importantes (rendre tel dossier). Bien rédigée, elle vous aidera à visualiser en un coup d’œil les priorités et les urgences. En d’autres termes, avoir une to-do list vous permet d’optimiser votre temps et de réduire votre stress. Enfin ça, c’est dans les faits.

Quand est-elle contre-productive?

Alliée du quotidien pour certains, la to-do list peut devenir source de stress pour d’autres. En particulier si elle est longue ou complexe; elle paraît alors interminable et infaisable, génère de la frustration, voire un sentiment d’échec.

3 erreurs communes

Une liste des tâches mal faite et c’est la désorganisation assurée. Ne commettez pas ces erreurs fréquentes:

  • Vous collectionnez les tâches sur différents supports (carnet, notes sur le frigo, papier volant, téléphone, mails…);
  • Vous mélangez les missions professionnelles et personnelles;
  • Vous oubliez de hiérarchiser les tâches selon leur urgence et importance. Souvent sans en avoir conscience, on se retrouve à exécuter les points les plus faciles afin de ressentir les effets boostant de la dopamine, libérée quand on accomplit un devoir. Ce phénomène a un nom: le biais d’achèvement.

Attention au biais d’achèvement

Un biais cognitif est un schéma de pensée trompeur qui altère le jugement et la prise de décision, il en existe plus d’une centaine au total. Dans le cas des to-do lists, c’est le biais d’achèvement qui entre en jeu. Ce dernier nous fait prioriser une action simple et rapide dans le but de ressentir de la satisfaction.

Lorsque nous avons une to-do list longue comme le bras, c’est par exemple ce qui nous poussera à lancer une lessive plutôt que de nous plonger dans les factures du trimestre ou la paperasse de la mutuelle. L’accomplissement d’une tâche prime bien souvent sur son importance. Par conséquent, on a l’impression d’avoir eu une journée productive alors que les missions longues et complexes (celles qui nous font ressentir du stress) restent à faire. Au final, on n’est donc pas plus zen.

2 solutions pour m’aider

Si vous êtes de celles et ceux qui se sentent déprimés par une to-do interminable, il existe des solutions pour vous aider à y voir plus clair.

« J’ai un souci d’organisation »: classez

Utilisez la méthode des quatre cadrans de Steven Covey (auteur du livre « Les sept habitudes des personnes hautement efficaces »), basée sur la matrice d’Eisenhower. Son principe de la répartition des tâches consiste à les prioriser selon leur utilité et leur urgence, car tout devoir ne requiert pas le même temps ou la même énergie.

Sur votre bloc-notes, commencez par séparer une feuille en quatre sections (en croix) dans lesquelles vous inscrirez…

1. Ce qui est urgent et important
Dans cette case, indiquez les tâches prioritaires: celles qui ne doivent pas être différées, et dont vous devez vous occuper immédiatement. Par exemple: une deadline inévitable au boulot, l’évier de la cuisine qui fuit, une situation de crise, un problème pressant…

2. Ce qui est important et non urgent
Il s’agit par exemple de prendre soin de sa santé, d’entretenir une amitié, d’effectuer une formation au travail…

3. Ce qui est urgent et non important
Dans cette troisième partie, dressez la liste des tâches non pertinentes, des activités superflues malgré leur notion d’urgence. Les coups de fil, les réunions inutiles, les mails. Réglez ces tâches (ou déléguez-les) le plus rapidement possible sans y accorder plus de temps que nécessaire.

4. Ce qui est non important et non urgent
Dans cette dernière case devraient se trouver toutes les tâches « inutiles » qui font perdre du temps. Scroller sur les réseaux sociaux, relever sa boîte mail perso sans raison, regarder la télé, discuter de rien avec une collègue… Pour cette catégorie, dans le cas d’une to-do, vous ne devez pas forcément l’écrire. L’idée ici est que vous ayez conscience du temps qu’on peut perdre « inutilement » alors que notre liste est déjà bien remplie.

Les cadrans un et trois sont ceux à ne pas négliger. Selon Covey, l’humain a une forte tendance à penser que tout est important (et ainsi se créer du stress). Cette méthode devrait vous permettre d’avoir une meilleure vision de ce qui est vraiment non négociable afin de trouver le bon équilibre. Ce qui ne doit pas vous empêcher de scroller 10 minutes sur Instagram pour vous changer les idées non plus!

« Je n’ai rien accompli »: faites des listes a posteriori

Vous avez réalisé douze des tâches de votre to-do sur les quinze qu’elle comptait, et pourtant, vous faites une fixette sur les trois restantes? Vous pourriez vous mettre à la « Did it List » (la liste des choses accomplies). Cette fois-ci, l’opération consiste à noter tout ce qu’on a accompli pendant la journée, quel que soit son degré d’importance. On vous l’accorde, ça prend un peu de temps mais si vous la rédigez dans votre lit le soir, avant de vous coucher, elle vous aidera à prendre conscience de ce que vous avez fait (et qui n’était pas forcément sur votre liste!). Par exemple, j’ai: préparé le petit-déjeuner des enfants, passé un rapide coup d’aspirateur, fait tourner un lave-vaisselle avant de partir au boulot, réconforté la grande par texto avant son contrôle de maths, résolu un réel problème au boulot, téléphoné à un partenaire, organisé une réunion, organisé les congés avec mon partenaire…

Bien évidemment, il ne faut pas que cette liste devienne une énième corvée, mais après avoir fait l’exercice mental de dresser un bilan des petites (et grandes) choses accomplies pendant la journée, on parie que petit à petit, vous ne verrez plus les choses de la même manière!

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