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Faut-il arrêter de noircir des carnets? © Getty Images

Les to-do lists sont-elles contre-productives?

Par Charlotte Burty

Symbole d’efficacité, de productivité et alliée de la mémoire, la to-do list est indispensable pour certains. Ombre au tableau: elle ne tient pas toujours ses promesses et peut devenir une source d’anxiété.

Sur le papier, la “to-do” est là pour nous simplifier la vie, puisqu’elle compile les tâches à accomplir durant la journée, la semaine ou le mois. Et qu’elle permet d’organiser plusieurs domaines de la vie professionnelle et privée et de jongler avec les deux. Sauf que souvent, à peine une mission rayée, deux nouvelles s’ajoutent, sans compter les imprévus (réunion de dernière minute, enfant malade à récupérer d’urgence…). Résultat: la liste ne fait que s’allonger, à tel point qu’on a la fausse impression de n’avoir rien accompli.

Les avantages de la liste

En écrivant, et donc en visualisant les tâches à accomplir, on tire des bénéfices à plusieurs niveaux. Si vous la rédigez chaque soir, la to-do list vous aidera à vous mettre au travail le lendemain en sachant exactement par où commencer. Si vous la réalisez en buvant votre premier café, elle lancera votre journée et vous aidera à passer à l’action rapidement.

La liste vous permet également de vous libérer d’une partie de votre charge mentale, puisque vous ne devez plus penser à ce qui est écrit. Vous perdrez moins de temps à essayer de vous souvenir des rappels du quotidien (racheter du pain!) ou des deadlines importantes (rendre tel dossier). Bien rédigée, elle vous aidera à visualiser en un coup d’œil les priorités et les urgences. En d’autres termes, avoir une to-do vous permet d’optimiser votre temps et de réduire votre stress. Enfin ça, c’est dans les faits.

Quand est-elle contre-productive?

La to-do list peut devenir source de stress si elle est longue ou complexe; elle paraît alors interminable et infaisable, génère de la frustration, voire un sentiment d’échec.

3 erreurs communes

Une liste des tâches mal réalisée et c’est la désorganisation assurée. Ne commettez pas ces fautes fréquentes:

  • Vous collectionnez les tâches sur différents supports (carnet, notes sur le frigo, papier volant, smartphone, mails…);
  • Vous mélangez les missions professionnelles et personnelles;
  • Vous oubliez de hiérarchiser les tâches selon leur urgence et leur importance.

Attention au biais d’achèvement

Souvent, sans en avoir conscience, on se retrouve à exécuter les points les plus faciles d’une liste afin de ressentir les effets boostant de la dopamine, libérée quand on accomplit un devoir. Ce phénomène a un nom: le biais d’achèvement. Ce dernier nous fait prioriser une action simple et rapide dans le but de ressentir de la satisfaction. Lorsque nous avons une to-do list longue comme le bras, c’est par exemple ce qui nous poussera à lancer une lessive plutôt que de nous plonger dans les factures du trimestre.

Pour le cerveau humain, l’accomplissement d’une tâche prime bien souvent sur son importance. Par conséquent, on a l’impression d’avoir eu une journée productive alors que les missions longues et complexes (pourtant celles qui nous font ressentir du stress) restent à faire. Au final, on n’est donc pas plus zen.

Quelles solutions pour vous?

Si vous êtes de celles et ceux qui se sentent déprimés par une to-do interminable, il existe des solutions pour vous aider à y voir plus clair.

“J’ai un souci d’organisation”: classez

Utilisez la méthode des quatre cadrans de Steven Covey (auteur du livre Les sept habitudes des personnes hautement efficaces), basée sur la matrice d’Eisenhower. Son principe de la répartition des tâches consiste à les prioriser selon leur utilité et leur urgence, car tout devoir ne requiert pas le même temps ou la même énergie.

Sur votre bloc-notes, commencez par séparer une feuille en quatre sections (en croix) dans lesquelles vous inscrirez…

1. Ce qui est urgent et important
Dans cette case, indiquez les tâches prioritaires: celles qui ne doivent pas être différées, et dont vous devez vous occuper immédiatement. Par exemple: une deadline inévitable au boulot, l’évier de la cuisine qui fuit, une situation de crise, un problème pressant…

2. Ce qui est important mais non urgent
Il s’agit par exemple de prendre soin de sa santé, d’entretenir une amitié, d’effectuer une formation au travail…

3. Ce qui est urgent mais non important
Dans cette troisième case, notez les tâches non pertinentes, les activités superflues malgré leur notion d’urgence. Les réunions inutiles pour vous, les mails qui attendent une réponse. Réglez ces tâches (ou déléguez-les) le plus rapidement possible sans y accorder plus de temps que nécessaire.

4. Ce qui est non important et non urgent
Dans cette dernière case devraient se trouver toutes les tâches “inutiles” qui font perdre du temps. Scroller sur les réseaux, relever sa boîte mail perso sans raison, regarder la télé… Pour cette catégorie, dans le cas d’une to-do, vous ne devez pas forcément l’écrire. L’idée est que vous ayez conscience du temps perdu “inutilement” alors que votre liste est déjà bien remplie.

Les cadrans 1 et 3 sont ceux qu’il ne faut pas négliger. Selon Covey, l’humain a une forte tendance à penser que tout est important (et ainsi à se créer du stress). Cette méthode devrait vous permettre d’avoir une meilleure vision de ce qui est vraiment non négociable. Ce qui ne doit pas vous empêcher de scroller dix minutes sur Instagram pour vous changer les idées non plus!

“Je n’ai rien accompli”: faites des listes a posteriori

Vous avez réalisé cinq des tâches de votre to-do sur les quinze qu’elle comptait, et pourtant, vous faites une fixette sur les lignes restantes? Vous pourriez vous mettre à la “did it list” (ou liste des choses accomplies). Cette fois, l’opération consiste à noter tout ce qu’on a accompli pendant la journée, quel que soit son degré d’importance. Si vous la rédigez dans votre lit le soir, ou avant de vous coucher, elle vous aidera à prendre conscience de ce que vous avez réalisé. Par exemple: “J’ai préparé le petit-déjeuner des enfants, passé un rapide coup d’aspirateur, fait tourner un lave-vaisselle, réconforté la grande par texto avant son contrôle de maths, résolu un réel problème au boulot, téléphoné à mon partenaire, organisé une réunion, organisé les congés avec mon co-parent, rigolé sincèrement avec un ami…”.

Bien évidemment, il ne faut pas que cette liste devienne une énième corvée, mais après avoir fait l’exercice mental de dresser un bilan des petites (et grandes) choses accomplies pendant la journée, on parie que petit à petit, vous changerez de regard sur votre efficacité.

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