5 astuces pour ne pas se laisser noyer par ses mails
Etes-vous consciente que, si vous gagnez 15 minutes par jour en améliorant votre organisation, c'est 1,5 semaine de …
Etes-vous consciente que, si vous gagnez 15 minutes par jour en améliorant votre organisation, c'est 1,5 semaine de bénef au bout de l'année? Intéressant, non? Ce 1/4h, vous pouvez facilement l'économiser sur le temps que vous perdez sur votre boîte mails au boulot. Chiche?
Voici les 5 recommandations de spécialistes en organisation pour éviter les pertes de temps dans la gestion de ses mails.
1. Gérez votre boîte mails comme une boîte aux lettres
—> Il faut qu'elle soit vidée tous les jours.
Plus questions donc de laisser s'accumuler des mails que l'on survole 10 fois sans vraiment prendre de décision.
2. Traitez tous les mails à la première lecture
- Quand vous ouvrez ou découvrez un courrier électronique, parcourez-le puis décidez immédiatement où il doit atterrir et placez-le au bon endroit.
- Posez-vous immédiatement la question: est-ce pour moi et puis-je en faire quelque chose?
- Si non, effacez ou transférez directement.
4. Répartissez en 4 dossiers maximum
Créez 4 dossiers où classer les mails qui vous sont utiles
• A FAIRE
ce qui doit être fait dans la 1/2 heure
• A SUIVRE
ce qui demande un suivi à court ou moyen terme (avec inscription des échéances dans votre agenda électronique)
• A LIRE
tout ce qui demande un peu de temps de lecture, sans échéance particulière
• INFORMATION
tous les mails de documentation que vous souhaitez conserver pour une possible utilisation ultérieure.
- Dans cette valise, vous pouvez éventuellement créer des sous-dossiers, si vous voulez répartir par sujets.
5. Réservez des plages horaires pour lire vos mails
- Ne vous laissez pas distraire dans vos tâches à chaque fois qu'un mail arrive. C'est une perte de temps considérable.
- Réservez plutôt des plages horaires pour le traitement de vos mails. Par exemple, 1/2 h quand vous arrivez le matin et une autre juste avant votre heure de table. Et idem l'après-midi. Et n'hésitez pas à fermer votre boîte mails entre les coups.
Pas évident de changer ses habitudes pensez-vous?
Réponses des "pros"
- N'importe quelle habitude peut être changée moyennant un peu de rigueur les premiers jours. Au bout de 30 jours, les nouveaux automatismes sont acquis.
- Argument chiffres ensuite: "si en économisant 1/4h par jour, vous gagnez 1,5 semaine par an, cela signifie que, si vous gagnez 1/2h par jour, c'est 3 semaines de bonus à la fin de l'année, et 6 semaines si vous réussissez à gagner une heure par jour…".
- Pensez à ce que vous pourrez faire de bon pour vous avec ce temps récupéré.